AsasPengorganisasian Manajemen Perkantoran - KANG DADANG Blog. Perkantoran: Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor. √ Organisasi Adalah: Pengertian, Asas, Struktur, Kelebihan, Kekurangan. Pengertian Struktur Organisasi, Fungsi, Jenis dan Faktor yang Mempengaruhinya. ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN. √ 3 Karakteristik Administrasi Perkantoran Meningkatkanefisiensi kerja dan mengurangi biaya operasi . Faktor-faktor yang mempengaruhi penataan ruangan kerja kantor. Dalam menata ruang kerja kantor agar memperoleh hasil yang optimal perlu memperhatikan beberapa faktor yang bersifat umum dan khusus. Bersifat umum artinya berlaku secara merata kalau tidak ada yang membuat beda yaitu Dalamkaitannya adalah menentukan personil yang melaksanakan fungsi dari struktur organisasi. Membuat struktur organisasi sangat tergantung dengan metode manajemen apa yang sedang diterapkan di dalam kantor. berikut adalah Metode Pengorganisasian Pekerjaan Kantor menurut Maryati, yaitu: Baca informasi tentang: Waralaba Makanan Jepang yang Semogabermanfaat. 1. Mengumpulkan atau menghimpun. Jenis-jenis pekerjaan kantor yang pertama adalah mengumpulkan atau menghimpun yang berupa kegiatan mencari dan mengupayakan teredianya segala keterangan yang awalnya belum ada menjadi siap dipergunakan. Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, dan sebagainya. 2. 41. Asas-asas Pokok Pengorganisasian. Pengorganisasian merupakan penentuan dan penggolongan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan organisasi/perusahaan, pengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, serta pelimpahan wewenang- wewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaannya. B Asas-asas Efesiensi Pekerjaan Kantor. Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar pekerjaan dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada beberapa asas yangperlu diterapkan. Menurut Maris dalam blognya memaparkan 5 asas dalam kerja, yaitu: Universitas Sumatera Utara 1. Asas perencanaan Segala sesuatu kegiatan harus rqfA. Sentralisasi dan Spesialisasi Pekerjaan PerkantoranSebuah organisasi selalu terdiri dari sekelompok orang yang memiliki keahlian yang berbeda-beda yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tujuan yang hendak dicapai oleh sekelompok orang ini akan dapat tercapai jika dalam kerjasama yang dilakukan tersebut terjadi pembagian tugas yang jelas dan terdapat pola hubungan yang baik antar anggota kelompok dalam organisasi. Pekerjaan kantor yang makin banyak , makin rumit, dan melibatkan berbagai peralatan yang mahal menimbulkan berbagai persoalan yang berkisar pada masalah pembagian tugas, apakah dilaksanakan secara sentralisasi ataukah adalah titik berat pada pengawasan dari pusat yang dinyatakan dengan instruksi-instruksi secara terperinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan-pekerjaan yang terpusat. Sedangkan Desentralisasi adalah pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan dalam unit-unit atau bagian-bagian keduanya harus pelaksanaan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor, ketiga asas itu adalah 1. Asas sentralisasi pemusatanDengan asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif tugas utama. Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, sekretariat dan sebutan-sebutan lainnya. Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilyani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibntuk antara lain bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, asas sentralisasi a Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan Keseragaman dapat dicapaid Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkane Biaya pekerjaan dantor dapat dihematf Adanya fleksibilitas dalam Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsiph Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakapi Mudah melakukan pengawasanj Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantorKerugian asas sentralisasi a Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan oleh unit tata Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belitc Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan Lambat dalam pelaksanaan Asas desentralisasi pemencaranDengan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya/utamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi. Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri. Misalkan kepala bagian pemasaran hanya bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun di unit ini juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan asas desentralisasi a Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masingb Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat Cepat dalam memproses pekerjaan asas desentralisasia Pekerjaan akan terlalu Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam Kemungkinan terjadi pemalsuan Adanya pemborosan biayae Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerjaf Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan Asas campuranAsas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Sebuah Oragnisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah pekerjaan memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain. Pengkobinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi pusat untuk melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor pusat. Inilah yang disebut dengan asas campuran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih menggunakan kedua asa ini sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada fasilitas 2 tugas pokok dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi yaitu 1. Melaksanakan aktivitas tertentu yang sebaiknya dilakukan di pusat dan memberikan pertimbangan-pertimbangan kepada segenap segenap satuan operatif dalam hal pembuatan formulir-formulir, pelaporan-pelaporan dan pekerjaan-pekerjaan kantor pada umumnya. Tugas ini dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat ditempuh keseragaman baik dalam cara maupun hasilnya, dengan demikian akan diperoleh penghematan biaya dalam pengerjaan Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan ketatausahaan yang tersebar di segenap satuan ahli administrasi perkantoran dari satuan pusat dapat mencurahkan perhatian untuk merencanakan, memutuskan, mengkoordinasikan, dan menyempurnakan segi-segi ketata usahaan yang tersebar di segeanap satuan dalam dua tugas pokok satuan organisasi ketatausahaan, yaitua. Melaksanakan sejumlah aktivitas–aktivitas tertentu yang sebaiknya dipusatkan dan memberi pertimbangan-pertimbangan keahlian kepada segenap satuan operatif mengenai hal-hal yang berhubungan dengan prosedur-prosedur kantor, formulir-formulir, pelaporan dan pekerjaan kantor pada umumnyab. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja ketatausahaan yang tersebar disegenap satuan organisasi sentralisasi bagi pekerjaan perkantoran berkaitan dengan spesialisasi, pengkhususan dalam pelaksanaan suatu segi tatausaha oleh seorang petugas tertentu secara terus menerus. Dengan spesialisasi itu maka kemahiran kerja setiap petugas akan menngkat dan pada akhirnya hasil maupun kelancaran pekerjaan itu juga menjadi lebih besar. Menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford Office Organization and Methode, 1978, spesialisasi dalam pekerjaan perkantoran hanya boleh dijalankan untuk mencapai salah satu dari tujuan-tujuan berikut 1. Memisah-misahkan keterampilan-keterampilan yang Memisahkan tugas yang sederhana dari tugas yang Mempergunakan pengetahuan khusus4. Memungkinkan pemeriksaan tersendiri Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor, ketiga asas itu adalah Asas sentralisasi pemusatan Dengan asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif tugas utama. Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, sekretatiat dan sebutan-sebutan lainnya. Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilyani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibntuk antara lain bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dll. Keuntungan asas sentralisasi a Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya. b Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. c Keseragaman dapat dicapai d Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan e Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat f Adanya fleksibilitas dalam organisasi. g Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip h Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap i Mudah melakukan pengawasan j Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor Kerugian asas sentralisasi a Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan oleh unit tata usaha. b Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit. c Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi. d Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat. e Lambat dalam pelaksanaan tugas. Asas desentralisasi pemencaran. Dengan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya/utamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaanyang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi. Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri. Misalkan kepala bagian pemasaran hanya bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran saja. Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun diunit ini juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain. Keuntungan asas desentralisasi a Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing. b Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang bersangkutan. c Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu. d Cepat dalam memproses pekerjaan kantor. kerugian asas desentralisasi a pekerjaan akan terlalu bebas. b Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam organisasi. c Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip. d Adanya pemborosan biaya e Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja f Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor. 3Asas campuran Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekeurangn masing-masing. Sebuah Oragnisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah pekerjaan memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain. Pengkobinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang maksimal. Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi ppusat untuk melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor pusat. Inilah yang disebut dengan asas campuran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih menggunakan kedua asa ini sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada falultas tersebut. Ada 2 tugas pokok dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi yaitu 1. Melaksanakan aktivitas tertentu yang sebaiknya dilakukan di pusat dan memberikan pertimbangan-pertimbangan kepada segenap segenap satuan operatif dalam hal pembuatan fprmulir-formulir, pelaporan-pelaporan dan pekerjaan-pekerjaan kantor pada umumnya Tugas ini dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat ditempuh keseragaman baik dalam cara maupun hasilnya, dengan demikian akan diperoleh penghematan biaya dalam pengerjaan pekerjaan. 2. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan ketatausahaan yang tersebar di segenap satuan organisasi. Tenaga-tenaga ahli administrasi perkantoran dari satuan pusat dapat mencurahkan perhatian untuk merencanakan, memutuskan, mengkoordinasikan, dan menyempurnakan segi-segi ketata usahaan yang tersebar di segeanap satuan dalam organisasi. Pengertian Organisasi Organisasi adalah kerangka, sebagai wahana orang – orang bertindak. Organisasi mengandung pengertian penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas. Sedangkan mengorganisasikan adalah menyusun bagian – bagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan. moekijat, 19976 Organisasi adalah setiap system kerja sama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. System tersebut terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu sekelompok orang, kerja sama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi terdiri dari sekelompok orang. Orang – orang ini melakukan suatu kegiatan dengan cara bekerjasama. Atau dengan kata lain organisasi adalahproses kerjasama dua orang atau lebih dalam system social, struktur, kultur, ,wadah ataupun iklim tertentu untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Alasan pentingnya Organisasi Sebagai wadah anggota organisasi melekukan kegiatan untuk mencapai tujuan, organisasi dianggap penting. Anggapan tersebut tidak salah karena 1 Organisasi mengandung delegasi tugas seseorang tidak dapat mengerjakan semuanya dengan sendiri 2 Organisasi mempengaruhi koordinasi 3 Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan 4 Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas 5 Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pegawai moekijat;19976 Prinsip – Prinsip Organisasi yang Baik Untuk menciptakan kondisi suatu lembaga kerja yang menyenangkan maka harus mengetahui prisnsip – prinsip bagi organisasi yang baik, prinsip – prinsipnya yaitu 1 Harus ada garis – garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian terbawah perusahaan atau lembaga. 2 Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab 3 Jenjang pengawasan harus tepat 4 Pengawasan pusat dengan desentralisasi myang maksimum 5 Menjamin adanya garis komunikasi yang baik, baik secaramendatar maupun secara vertical. 6 Otoritas dan tanggung jawab harus dirumuskan 7 Menggunakan prinsip spesialisasi dengan sebaik – baiknya Pengorganisasian Pekerjaan Kantor Pengorganisasian dapat memakai asas pemusatan sentralisasi atau asas pemencaran desentralisasi Asas Sentralisasi Dengan asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan – satuan organisasi yang memikul pekerjaan – pekerjaan operatif. Dalam hal ini, organisasi yang melaksanakan tugas – tugas induk yaitu misalnya mengetik, surat – menyurat, menyalin warkat atau memelihara arsip. Jadi masing – masing satuan organisasi itu secara sentral melayani seluruh satuan organisasi dalam ruang lingkup tugasnya itu. Kelemahan Asas Sentralisasi Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat. Kelebihan Asas Sentralisasi Mudah meyeragamkan cara kerja Mudah melakukan pengawasan Penggunaan perabotan dan peralatan kantor bisa lebih hemat Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel Asas Desentralisasi Berdasarkan asas ini masing – masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas – tugas induk nya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas – tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat – warkat, dan mengurus kamar arsip untuk menyimpan surat – suratnya. Kelemahan Asas Desentralisasi Pemborosan biaya kantor Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasiKelebihan Asas Desentralisasi Kelebihan Asas Desentralisasi Mempercepat proses pekerjaan kantor sesuai kebutuhan unit masing – masing Kebutuhan khas dari unit organisasi dapat terpenuhi Keperluan arsip mudah dipenuhi, karena arsipnya dikenal baik. Pelayanan – pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan antara lain adalah Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya Penerimaan tamu Penggandaan surat termasuk fotokopi Penyimpanan surat dan warkat Pengetikan Pekerjaan menghitung Perlengkapan kantor dan alat tulis Pengawasan formulir Pembersihan kantor Daftar hadir Bagian Pelayanan Cabang Belawan Medan selalu berusaha meningkatkan mutu kerja pegawai melalui peningkataan efesiensi. Para Pegawai dan staff diharapkan dapat meningkatkan efesiensi kerja sehingga tujuan dari bagian pelayanan dapat dicapai. Efesiensi kerja suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari memanfaatkan secarea maksimal sumber daya yang ada untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan. Efesiensi merupakan perbandingan yang terbaik antara input masukan dan output hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan, seperti juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Efesiensi kerja menjadi salah satu acuan dalam menilai kinerja dari sebuah perusahaan. Suatu pekerjaan itu dilakukan secara efesien jika pencapaian suatu hasil yang ditetapkan itu dilakukan dengan prosedur kerja yang ada sehingga menghasilkan pekerjaan yang maksimal dengan memanfaatkan sumber daya yang ada secara maksimal. Jadi, efesiensi kerja adalah usaha untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara maksimal dengan memanfaatkan sumber daya yang ada secara maksimal dengan tetap mengikuti prosedur kerja yang sudah ditetapkan. B. Asas-asas Efesiensi Pekerjaan Kantor Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar pekerjaan dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada beberapa asas yangperlu diterapkan. Menurut Maris dalam blognya memaparkan 5 asas dalam kerja, yaitu Universitas Sumatera Utara 1. Asas perencanaan Segala sesuatu kegiatan harus punya perencanaan, agar dapat dijalankan dengan benar, tepat, dapat dikontrol dan juga dapatdievaluasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan mengadakan perhitungan-perhitungan secara matamg dan pertimbangan- pertimbangan yang sebaik-baiknya. Perwujudan perencanaan pekerjaan kantor itu berupa penetapan pedoiman tentang maksud dan pengurusan warkatberkas, pedoman tentang prosedur atau tata kerja, pedoman tentang pengadaan mesin- mesin kantor dan penggunaannya, pedoman dan perancangan dan pengendalian formulir. 2. Asas penyederhanaan Penyederhanaan dilakukan dengan tujuan supaya suatu pekerjaan menjadi lebih mudah atau lebih ringan untuk ini meliputi penggunaan cara-cara yang lebih mudah, praktis dan cepat. Dalam pelaksanaan asas ini biasanya dilakukan penelitian tentang penggunaan waktu dan gerak time and motion study dan penelitian terhadap susunan organisasi dan tata kerja organization and method. Dalam penelitian tersebut diadakan pertimbangan-pertimbangan tentang langkah-langkah tindakan yang perlu dihapuskan atau digabungkan dan hubungan-hubungan kerja dalam organisasi yang perlu dipersingkat sehingga dapat merampingkan struktur organisasi. Universitas Sumatera Utara 3. Asas penghematan Pemakaian biaya, bahan, benda, sedapat mungkin diusahakan tidak berlebihan, cukup sesuai dengan yang dituntut atau dibutuhkan. Penghematan berarti pencegahan penggunaan material dan uang secara berlebihan, sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi boros. Asas ini meliputi penetapan pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatannya, pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat, pedoman tentang mekanisasi pekerjaan kantor dan pengurusan mesin kantor, pedoman tentang perhitungan formulir dan lain-lain. 4. Asas penghapusan Menghapus atau meniadakan sesuatu kegiatan yang dianggap kurang perlu, sudah tentu yang tidak punya dengan hasil yang hendak dicapai. Dalam asas ini dilakukan pertimbangan-pertimbangan tentang kegiatan-kegiatan yang dianggap kurang perlu sehingga sebaiknya dihapuskan atau ditiadakan 5. Asas penggabungan Menggabungkan atau menyatukan beberapa kegiatan yang memiliki persamaan dalam kemungkinan bisa dikerjakan sekaligusatau bersamaan sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja. Asas ini mempertimbangkan langkah- langkah tindakan yang perlu digabungkan sehingga lebih efisien. Dalam proses kerja, untuk memperoleh efisiensi kerja harus memenuhi syarat-syarat efisiensi kerja. Menurut Maris dalam blognya syarat yang harus dipenuhi untuk kerja yang efisien adalah 1. Pekerjaan yang dikerjakan berguna target dari hasil kerja tercapai sesuai dengan yang ditetapkan. Universitas Sumatera Utara 2. Dalam pelaksanaan harus ekonomis. Bersifat ekonomis dalam arti biaya, tenaga kerja, bahan, waktu, peralatan,ruang dan lain-lain semua dipakai dengan setepat-tepatnya. Tidak terjadi pemborosan. 3. Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan. Semua pelaksanaan dapat dipertanggungjawabkan dalam arti tidak akan terjadi hal-hal yang menyeleweng dari yang telah ditetapkan. 4. Ada pembagian kerja yang jelas. D e n g a n p e r h i t u n g a n t i d a k m u n g k i n 5. P e k e r j a a n h a n y a d i k e r j a k a n o l e h seorang, maka pembagian kerja perlu dilakukan. 6. Wewenang dan tanggung jawab harus sama. Yang dimaksud adalah wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan bersangkutan. 7. Prosedur kerja harus praktis. Pekerjaan yang dimaksud memang dapat dilaksanakan dengan lancar dan tidak sulit. C. Prosedur Kerja Bagian Pelayanan PT. JAMSOSTEK Apa saja Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran? Sebuah organisasi selalu dibagi menjadi sekelompok orang dengan keterampilan yang berbeda bekerja sama untuk mencapai arah yang akan dicapai oleh kelompok orang ini dapat dengan cepat terlihat jika ada pembagian kerja yang jelas dan jaringan yang baik antar anggota jajaran dalam organisasi dalam kerjasama yang jumlah tugas kantor yang semakin sulit dan melibatkan banyak perangkat mahal, menimbulkan berbagai masalah dalam kaitannya dengan masalah pembagian kerja, apakah terpusat atau ini merupakan kelanjutan dari Manajemen Perkantoran Adalah Pengertian, Fungsi, dan TujuannyaA. Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran1. Asas Sentralisasi Pemusatan2. Asas desentralisasi3. Asas campuran sentralisasi dan desentralisasi dekonsentralisasiB. Asas Pokok Pengorganisasian1. Asas Pembagian Kerja2. Asas Fungsionalisasi3. Asas koordinasi4. Asas Kesinambungan5. Asas Akridion6. Asas Pendelegasian Wewenang7. Asas Keluwesan8. Asas Rentang Pengendalian9. Asas jalur dan staf10. Asas kepastian dalam struktur/pembagananA. Asas-Asas Pokok Manajemen PerkantoranPengorganisasian adalah identifikasi dan klasifikasi kegiatan yang diperlukan untuk tujuan perusahaan/organisasi, yaitu mengelompokkan kegiatan-kegiatan tersebut pada satu sisi yang dipegang oleh seorang pimpinan/manajer dan pendelegasian wewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pekerjaan di karena itu koordinasi/pengelolaan tugas-tugas kantor dalam kaitannya dengan organisasi secara keseluruhan dapat menerapkan 3 tiga prinsip, yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas campuran atau gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi dekonsentralisasi.Apa saja asas asas manajemen perkantoran? berikut penjelasannya1. Asas Sentralisasi PemusatanApa itu asas sentralisasi dalam perkantoran? Asas sentralisasi adalah pemusatan kegiatan perkantoran pada suatu sisi atau unit tertentu Manajemen dan pengarahan dilimpahkan kepada orang yang secara khusus bertanggung jawab atas bidang kegiatan perkantoran.Jadi, semua pekerjaan kantor di organisasi terkait ditanggung dan dilakukan oleh organisasi independen, sedangkan lini lainnya jalur operasional tidak boleh melakukan pekerjaan kegiatan di wilayah administrasi diurus oleh unit pelayanan, misalnya pihak kesekretariatan atau pihak tata asas sentralisasi, Manajer Perkantoran mempunyai peran penting dalam arti Manajer perkantoran bertanggung jawab kepada Tops Manajer atas kelangsungan dan ketertiban tugas-tugas lanjut ke Asas Pokok Manajemen Perkantoran lainnya, kita lihat diagram asas sentralisasi berikuta. Keuntungan Asas sentralisasiApakah keuntungan dari asas sentralisasi? Asas sentralisasi memiliki banyak keuntungan, antara lainPekerjaan kantor dilakukan oleh tenaga ahli di bidang dapat dicapai metode tugas dapat diterapkan dengan cepat dan konsisten.Beberapa mesin kantor dapat diberi daya staf kantor dapat elastisitas dalam pelaksanaan tugas kantor dapat spesialis yang memenuhi syarat dapat menahan duplikasi Kekurangan Asas sentralisasiApakah kekurangan dari asas sentralisasi? Pada saat yang sama, kekurangan dari prinsip sentralisasi ini meliputiTidak ada kepastian bahwa kegiatan terpusat dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus setiap bagian atau pelaksanaan dapat menjadi dalam menerapkan pekerjaan kurang efektif waktu.Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang menambah tugas administrasi dan surat yang ketat bisa membuat Asas desentralisasiApa itu asas desentralisasi dalam perkantoran? Asas desentralisasi adalah asas pemekaran atau pemerataan, di mana setiap sisi bagian berfungsi sebagai satu kesatuan yang tampak berdiri dasarnya Desentralisasi mencakup kegiatan kantor di semua unit atau sisi organisasi. Artinya kegiatan kantor tersebar menyebar ke seluruh unit atau sisi dalam hal ini, setiap unit bagian melakukan pekerjaan kantor. Dan setiap manajer kepala kantor bertanggung jawab atas kegiatan kantor yang berada di bawah pimpinannya dan masing-masing pihak tidak dapat melampaui batas tanggung kepala departemen keuangan hanya akan bertanggung jawab atas tugas-tugas kantor di departemen prinsip desentralisasi ini, setiap unit organisasi dan semua organisasi lain mengurus tugas induknya dan melakukan semua pekerjaan administratif yang ada di lingkungan mereka sisi produksi perusahaan melakukan banyak tugas untuk laporan, membuat laporannya sendiri, dan lainnya. Sudah cukup jelas bukan Asas Pokok Manajemen Perkantoran utnuk desentralisasi?a. Keuntungan asas desentralisasiBerikut adalah sejumlah keuntungan dari mekanisme asas desentralisasiTugas-tugas pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan segala kepentingan unitnya dilakukan oleh masing-masing pihak/badan sesuai dengan persyaratan dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unitKarakter generalistik dari beberapa karyawan dapat dapat dilakukan secara Kekurangan asas desentralisasiAdapun kekurangan dari prinsip desentralisasi antara lainTugas akan terlalu ada harmonisasi dalam tambahan timbul pada saat melaksanakan pekerjaan kantor wasted cost.Peluang terciptanya duplikat Asas campuran sentralisasi dan desentralisasi dekonsentralisasiSecara umum, suatu organisasi/perusahaan yang telah berkembang dapat dijadikan sebagai unit pelayanan pusat yang mengemban dan bertanggung jawab atas tugas-tugas perkantoran di seluruh organisasi/ sisi lain, tugas kantor yang tidak masuk akal dengan sentralisasi karena itu tetap dilakukan oleh unit mengatur tugas kantor ini merupakan mekanisme gabungan dari sentralisasi dan dipikir-pikir, perusahaan/organisasi perkantoran umumnya menggunakan prinsip karena itu, dapat dikatakan bahwa beberapa perusahaan/organisasi perkantoran saja atau secara khusus menggunakan mekanisme sentralisasi atau pemilihan mekanisme organisasi tergantung pada mekanisme mana yang paling bermanfaat bagi ditetapkan setelah inspeksi dan evaluasi dilakukan dari semua sisi, terutama akurasinya mungkin berhasil atau organisasi harus dibuat sesederhana mungkin tanpa menyerah atau melupakan kemungkinan untuk perubahan di masa untuk menghindari banyaknya permasalahan di unit kerja operasional, unit operasional harus mendapat masukan dan bimbingan dari ahli kantor di unit layanan Asas Pokok PengorganisasianDalam hal ini, menurut dr. Sedarmayanti, dalam bukunya Manajemen Perkantoran. Asas Pokok pengorganisasian adalah1. Asas Pembagian KerjaAsas pembagian kerja adalah memisahkan secara utuh arti pekerjaan sehingga dapat dipikul oleh seseorang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan yang sedang karena itu, dirumuskan definisi tugas yang jelas diperlukan sehingga duplikasi, tabrakan, dan pengaburan bagian kerja dapat Asas FungsionalisasiAsas fungsionalisasi menentukan apakah koordinasi yang baik antara kegiatan harus diwujudkan ketika memecahkan masalah dan perencanaan, sehingga pihak fungsional berkewajiban untuk Asas koordinasiAsas koordinasi menekankan pentingnya agar masing-masing pihak menyesuaikan, menyelaraskan dan menyesuaikan baik kegiatan, waktu atau pengertian peraturan dan pengawasan, pemrograman dan penganggaran, perekrutan dan pemantauan pekerjaan dan beberapa fungsi yang Asas KesinambunganAsas kesinambungan mengutamakan kewajiban ketika tugas harus dilaksanakan secara terus menerus sesuai dengan aturan dan program yang telah ditentukan tanpa bergantung pada pejabat senior Asas AkridionAsas akrodion mengutamakan apakah organisasi dapat tumbuh atau menyusut sesuai dengan tuntutan pekerjaan dan beban kerja6. Asas Pendelegasian WewenangAsas pendelegasian wewenang mengharuskan setiap manajer untuk menyediakan sebagian Pekerjaan dan wewenang kepada pejabat yang sebagai Asas KeluwesanAsas keluwesan atau fleksibilitas menuntut organisasi untuk selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perubahan dan kondisi yang berubah sehingga kekakuan dalam penerapan kerja dapat Asas Rentang PengendalianAsas rentang pengendalian berusaha untuk memastikan bahwa ketika menentukan jumlah unit organisasi atau individu yang dibawahi oleh manajer senior, hal ini perlu diperhitungkan secara rasional mengingat bahwa kekuasaan pimpinan untuk mengatur bawahannya Anda membutuhkan perbandingan rasio, unit kerja hierarkis berbentuk piramida dengan sejumlah perbandingan, misalnya. 1 3 – 7, sebagai berikutIni jelas penting dalam hal klasifikasi pekerjaan, distribusi tugas, analisis tugas dan evaluasi tugas. Juga penting menghindari tugas yang menumpuk, macet dan jangan biarkan ada tugas atau unit kerja apa pun yang berada di luar jangkauan penendalian pemimpin mana pun, itu karena setiap pemimpin memiliki fungsi Asas jalur dan stafAsas jalur dan staf sebagai prinsip penentu dalam pengaturan organisasi perbedaan harus dibuat antara komponen organisasi yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan dasar lembaga dan unit organisasi yang memenuhi beberapa tugas Asas kepastian dalam struktur/pembagananAsas struktur dalam hal ini mengharuskan setiap organisasi menggambarkan bentuk organisasinya sehingga setiap pihak yang berkepentingan dapat segera mengidentifikasi posisi dan hubungan masing-masing unit organisasi yang ini ada video mengenai penjelasan asas pokok manajemen artikel berjudul 3 Asas Pokok Manajemen Perkantoran, semoga bermanfaat.

sebutkan dan jelaskan 3 asas dalam pengorganisasian pekerjaan kantor